Nicht jeder Prozess eignet sich gleichermaßen für einen ersten Automatisierungsschritt. Besonders interessant sind Abläufe, die häufig stattfinden, klaren Regeln folgen und heute viel manuelle Übertragung erfordern.
Gute Kandidaten erkennen
Ein Prozess ist häufig ein guter Kandidat, wenn mehrere der folgenden Merkmale zusammenkommen:
- Er wird täglich oder wöchentlich wiederholt.
- Mitarbeiter übertragen Daten zwischen E-Mail, Excel, ERP oder CRM.
- Eingaben folgen überwiegend nachvollziehbaren Regeln.
- Fehler entstehen durch Copy-and-paste oder fehlende Informationen.
- Das Ergebnis lässt sich eindeutig prüfen.
Nicht nur auf Zeitersparnis schauen
Zeit ist ein wichtiger Faktor, aber nicht der einzige. Auch eine gleichmäßigere Datenqualität, schnellere Reaktionszeiten und nachvollziehbare Statusinformationen können einen hohen betrieblichen Wert haben.
Ein kleiner Vorgang mit hoher Häufigkeit kann wirtschaftlich interessanter sein als eine komplexe Aufgabe, die nur wenige Male pro Jahr anfällt.
Mit einem Pilotprozess starten
Für den Einstieg sollte der Umfang so gewählt werden, dass Datenquellen, Regeln und Ergebnis klar beschrieben werden können. Das begrenzt technische Risiken und macht den Nutzen messbar.
Nach dem Pilot lässt sich auf Basis realer Erfahrungen entscheiden, ob weitere Varianten oder angrenzende Abläufe folgen sollen.